Gestión del tiempo

2019-09-25 00:00:00

Producir, vender, cobrar, pagar. Estas ¿y cuántas tareas más realizas diariamente? Llegar al final del día con la agenda resuelta no es fácil. ¿Te queda tiempo para tareas de planificación y análisis como por ejemplo, elaborar tu presupuesto, planificar tu producción, analizar tu mercado, brindar atención al cliente, gestionar cobros, definir estrategias de ventas?

El multitarea o “multitasking” se convierte en un problema para emprendedores y Pymes que no gestionan su tiempo en forma adecuada. Quienes logren administrar su agenda conseguirán mayor productividad, ganarán tiempo para concentrarse en las tareas de planificación de su negocio necesarias para lograr evolución y crecimiento, y además podrán reducir el estrés del trabajo. Te damos algunos tips para comenzar a gestionar tu tiempo de manera diferente:

Hacer un listado de tareas que realizas en forma periódica, por ejemplo mensualmente o semanalmente.
Clasificar esas tareas según sean:
- importantes y urgentes,
- importantes y no urgentes,
- urgentes pero no importantes,
- ni importantes ni urgentes.
Definir cómo resolver cada categoría de tareas:
- Importantes y urgentes. ¡Resolver ya! Estas son las tareas que generalmente nos ocupan la mayor parte del tiempo y nos quitan el foco de la planificación estratégica del negocio. No podemos aplazarlas ni delegarlas, debemos resolverlas de inmediato.
- Importantes y no urgentes. ¡Pensar y proyectar! En esta categoría se encuentran las tareas de planificación y estrategia del negocio. Como por ejemplo diseñar nuestra estrategia de marketing, calcular nuestro presupuesto financiero y económico. Son tareas vitales para que nuestra empresa sea sustentable, pero en el día a día podemos no ver su importancia dado que estamos abocados y desbordados por las tareas del punto anterior.
- Urgentes pero no importantes. ¡Delegar! Debemos interpretar como tareas no importantes, aquellas que no están relacionadas en forma directa con el objetivo principal de nuestro negocio. Pero sin embargo, como todas las otras tareas también son necesarias para el funcionamiento de nuestro emprendimiento o empresa. Lo que diferencia a esta categoría de las dos anteriores, es que se trata de tareas delegables en otras personas o empresas. Delegar no siempre implica contratar empleados, sino que también se puede hacer mediante tercerizaciones y asociaciones. Podemos delegar tareas en profesionales como por ejemplo abogados, contadores, licenciados en marketing. También podemos delegar tareas en empresas o personas especializadas que por dicha razón trabajan con mayor eficiencia. Un ejemplo de ello son los talleres de costura.
- Ni importantes ni urgentes. ¡Olvidar! Esta categoría agrupa tareas realmente negativas en cuanto a la gestión del tiempo ya que no aportan ningún tipo de valor a la empresa ni al cliente. No es simple detectarlas ya que no siempre tenemos la certeza de su carencia de valor. Algunos ejemplos son: reuniones en las cuales no se definen objetivos previamente, y de las cuales no se obtienen conclusiones claras. Otro ejemplo podría ser el caso de una empresa que tiene un sistema de gestión, llevar anotaciones o cálculos por separado duplicaría la información y no agregaría ningún valor. Tampoco agregan valor las actividades que puedan ser automatizadas con tecnología, siempre que tengamos acceso a ella.
Entender que todos tenemos una agenda que es indelegable y tiene que ver con nuestro rol en la empresa o emprendimiento. Identificar nuestro rol es clave para asignar prioridades, gestionar nuestro tiempo, trabajar con mayor productividad y vivir con menor estrés.